Effektivisiera dina möten med Lean Coffee
Onödiga möten
Du känner säkert igen att du ibland hamnar i ostrukturerade möten eller genomlider möten med en agenda som du inte berörs av. Det finns en enkel metod som vi tycker löser detta med fokus på vad gruppen tycker ger värde i mötet.
Vi kommer nedan beskriva hur ni med start idag kan hålla möten som skapar engagemang och som får dig som facilitator att:
Känna dig proffsig, för det ger tydlig struktur.
Må bra, för det kommer ge högt värde åt deltagarna.
Känna dig mer fri, för det krävs nästan ingen förberedelse.
Bakgrund
Historien går tillbaka 2009 när Jim Benson och Jeremy Lightsmith ville skapa en grupp som skulle diskutera Lean-tekniker. Jim ville inte ta itu med besväret att organisera talare eller hantera logistiken med lokaler, så han och Jeremy valde den här lätta lösningen. De kom överens om att träffas varje onsdagsmorgon på Kakao Coffee Shop i Seattle: Lean Coffee föddes.
Formatet för en Lean Coffee är väldigt enkelt. Detta är avsiktligt. Det är tänkt att ha den minsta tänkbara strukturen som krävs för ett sammanhängande och produktivt möte. Inte mer, inte mindre.
Så här gör du:
1. Skapa en väldigt enkel kanban-tavla.
2. Ge deltagarna post-its samt penna och be dem skriva ämnen som de vill diskutera. Det kan antingen vara helt fritt eller ämnen utifrån ett tema beroende på vad kontexten för mötet är. Här vill vi uppmuntra till att få fram så många unika ideér som möjligt. När idéerna börjar avta (du väljer själv när detta är) avbryter du och varje deltagare redogör kort för vad de skrivit på sin lapp, lite som en kort pitch (ska förklaras i ungefär en mening).
3. Nu är det dags att rösta fram vad vi ska prata om. Varje deltagare får tre prickar att fördela som de själv önskar. Antingen på de tre som känns intressantast eller alla tre prickar på en och samma lapp. Deltagaren avgör själv. Nyckeln här är att skapa en lista av ämnen som alla runt bordet är intresserade av och motiverade att diskutera på riktigt.
4. Sätt upp lapparna med flest röster överst (viktigast). Flytta den översta lappen till ”Pratar” och börja diskutera.
5. För att inte ett ämne ska ta upp hela mötet samt ge deltagare möjligheten att byta ämne, sätt mobilens tidtagare på exempelvis 5-8 minuter. När klockan ringer röstar ni om ni ska:
a) Fortsätta diskutera samma ämne lite till (tumme upp). Sätt klockan på något kortare tid denna gång (ex. 3 min) och repetera proceduren.
b) Avsluta och byta ämne (tumme ner)
c) Du avstår från att rösta (tumme i sidled)
6. Fortsätt så länge ni har avsatt tid. Vad säger då metoden om anteckningar, åtgärdspunkter och mötesprotokoll? Svaret är: ingenting. Principen här är att diskussionen får ta er dit ni hamnar; det kan vara en åtgärd, beslut eller bara reflektion utan åtgärd. Delegera (till ämnesägaren) eller ta med dig det ni behöver från diskussionen. Gör det inte mer komplicerat än vad det behöver vara. Fokus är att ha bra engagerade diskussioner, resten brukar ge sig. Lycka till!
6.1. Ovan är den rekommenderade metoden för grupper av människor som inte träffas kontinuerligt. Om man däremot är ett team eller en annan typ av arbetsgrupp som jobbar tillsammans mer regelbundet är vår erfarenhet att det lätt uppstår förväntningar på att det man diskuterar faktiskt ska hända och tas om hand. Därför har vi, i sann Olingo-anda, tagit oss friheten att lägga till en punkt.
Befinner man sig i den typen av team eller arbetsgrupp kan det vara en fördel att ändå dokumentera sig på något sätt, utan att det för den sakens skull blir ett mötesprotokoll. Balans mellan agilitet och stabilitet helt enkelt!
Originalartikeln är författad av f.d. medarbetare Mattias Livré. Punkt 6.1 är ett tillägg av Peter Hjalmarsson.
Källa: https://leancoffee.org/